访客管理机采用RFID识别技术，集成了阅读功能，实现对来访客人信息的登记与管理。可支持识别和阅读；可外接二维码扫描、打印、电话拨号等外接设备进行扩展应用。
访客管理机的使用依据以下几个流程：
来访客人到达接待室，说明事由及被访人姓名、部门；
经被访问人员确认后，出示相关信息，接待人员予以确认，通过扫描仪、自动识别信息存到访客管理机；
接待人员同时由图像采集设备采集访客影像，将来访客人资料库自动存入访客管理机；
访客管理机打印防伪凭条或临时门禁卡，发放给来访客人，在进入大楼时由保安人员识别；
如需要与门禁系统联动，则通过发卡器授卡，并将卡、信息、影像等对应登记确认后录入数据库，发放临时出入证，供一次性使用。
来访客人在访问结束后将防伪凭条或临时出入卡交回接待室，本次访问结束。
在访客进行登记时，可快捷地完成信息登记、影像存储、来访记录和授权进入等一系列访问流程，可以大大提高其内部管理的工作效率。这套设备还可与大楼的出入口控制系统结合，组成了一个完善的客人来访、授权进入、异常事件提示为一体的的安保管理体系。
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